Sådan forbedrer du leveringen af dine e-mails (avancerede tips)

I denne artikel deler vi nogle avancerede tips til at forbedre leveringen af dine e-mails samt nogle regler, du bør følge for at sikre, at din leverbarhed forbliver optimal.

Disse tips er beregnet til brugere, som allerede er fortrolige med begrebet leverbarhed. Hvis du leder efter grundlæggende tips om leverbarhed, kan du klikke her.

En af vores udfordringer er at sikre, at vi tilbyder den bedst mulige e-mail-leverbarhed til vores brugere, og dette indebærer en streng overvågning af udgående e-mails fra vores platform.

Bevarelsen af et godt omdømme for vores domæne og vores IP-adresser er afgørende for at kunne levere en effektiv autoresponder. For at sikre dette har vi, ud over at have et team dedikeret til at overvåge vores infrastruktur 7 dage om ugen, indført en række vigtige regler.

Det er vigtigt at være opmærksom på dette afgørende punkt: leverbarheden af dine e-mails afhænger først og fremmest af dine egne praksisser.

Det er nødvendigt, at du måler dine statistikker for e-mail-leverbarhed.

Fra et praktisk synspunkt anbefaler vi, at du gør 5 ting:

1. Brug et personligt og godkendt domænenavn.
2. Rens regelmæssigt din kontaktliste for kontakter med status "Bounced", afmeldte kontakter og især dem, der ikke længere åbner dine emails.
3. Send kun emails til personer, som har givet deres samtykke.
4. Forstå systeme.io-indikatorerne for dine emails.
5. Analyser dine statistikker.

1. Brug et personligt og godkendt domænenavn

Mange modtagerservere filtrerer e-mails baseret på den indgående trafik ved hjælp af spamfiltre. For at omgå denne regel er det første skridt at bruge en e-mailadresse med et personligt domænenavn og godkende den via vores tjenester.

Som resultat vil du opnå større troværdighed hos dine kontakter, og fra et teknisk synspunkt vil de servere, der modtager e-mails, tage højde for dit domænes omdømme.

For at godkende dit domænenavn beder vi dig følge proceduren beskrevet i denne artikel og derefter kontakte Support for verifikation.

2. Ryd jævnligt op i din kontaktliste

Det er vigtigt at have en sund kontaktbase. Derfor er det essentielt løbende at holde øje med den.

Det er muligt at importere kontaktlister til systeme.io ved at følge proceduren nedenfor.

Det skal dog bemærkes, at udtrykkeligt samtykke fra alle disse kontakter er en forudsætning, før de kan importeres til systeme.io.

Importerede kontakter skal vide, at de er på din mailingliste, og hvilket indhold du vil sende dem. Formålet er at minimere risikoen for, at dine e-mails bliver markeret som uønskede.

Derfor tillader vi ikke e-mailadresser, der er købt eller fundet på internettet (gule sider, offentlige profiler på sociale netværk osv.).

Systeme.io forbeholder sig retten til at suspendere e-mailfunktionen samt blokere brugerkonti ved enhver adfærd, der kan skade tjenestens effektivitet.

Det er også meget vigtigt at rense din kontaktliste for alle inaktive eller falske e-mailadresser, før du importerer den til din systeme.io-konto.

Afsendelse af e-mails til ikke-eksisterende modtagere vil sænke din leveringsrate og kan også skade dit domænes omdømme.

Din kontaktdatabase kan indeholde inaktive eller afmeldte e-mailadresser, hvilket kan påvirke din leveringsrate direkte.

E-mailudbydere analyserer dine kampagnedata og straffer dig, når dine e-mails ikke bliver åbnet. Derfor er det meget vigtigt at slette alle inaktive eller afmeldte kontakter.

Når du har importeret din kontaktliste og er begyndt at sende e-mails, skal du sørge for at rydde op i den regelmæssigt.

Vi anbefaler, at du gør dette mindst én gang om måneden for kun at beholde de engagerede kontakter, som åbner dine e-mails.

2.1 Fjern ikke-eksisterende adresser

Der findes 2 typer ikke-eksisterende adresser:

• Gamle e-mailadresser fra kunder, som kan være blevet lukket eller slettet
• Forkert stavede e-mailadresser, som automatisk slettes af vores system

På systeme.io kan du – takket være de tilgængelige filtre i din kontaktliste – få vist listen over kontakter med status "Bounced" med ét enkelt klik.

Vi opfordrer dig til at følge proceduren beskrevet i denne artikel.

2.2 Slet inaktive adresser

Inaktive kontakter får din åbningsrate til at falde, hvilket direkte påvirker dit omdømme hos e-mailudbydere.

Nogle adresser bliver inaktive af flere årsager:

• Dine e-mails ender i spam og bliver ikke længere set af kunden
• Kunden er ikke længere interesseret i de aktiviteter eller tjenester, du tilbyder
• Kunden modtager for mange e-mails og åbner ikke dem alle

For at håndtere disse inaktive adresser skal du først klassificere dem i en ny liste ved at tilføje TAGs.

Du har 2 muligheder:

• Gennemfør specifikke genaktiveringskampagner. Hvis du ønsker at vælge genaktivering via specifikke kampagner, anbefaler vi kun at gøre dette, hvis din liste er segmenteret. Ellers er det ikke en anbefalet praksis.
• Fjern disse adresser permanent: Hvis du beslutter at fjerne disse kontakter fra din liste, kan du bruge de filtre, der er tilgængelige i systeme.io, til at slette kontakterne baseret på den tidsramme, du har valgt til dette formål. Vi opfordrer dig til at følge proceduren beskrevet i denne artikel.

2.3 Implementér double opt-in

Hvad er double opt-in?

Når dine kontakter tilmelder sig via en registreringsside med double opt-in, modtager de en e-mail med et link til at bekræfte deres tilmelding.

Hvis kontakten ikke har klikket på bekræftelseslinket inden for 24 timer efter tilmeldingen, fjernes vedkommende automatisk fra din kontaktliste.

Der er flere fordele ved at implementere double opt-in:

- Det fremmer registrering af kontakter med gyldige e-mailadresser og forhindrer bots i at blive på din kontaktliste, da de ikke kan validere deres tilmelding.

- Det giver også en dobbelt bekræftelse af samtykke til at modtage dine e-mails.

Denne mulighed er tilgængelig på systeme.io: Sådan opsætter du double opt-in

3. Følg gode e-mailpraksisser

At sende e-mails til dine kontakter er en effektiv måde at holde kontakten og undgå at blive glemt, men det skal gøres korrekt.

3.1 Send målrettede e-mails

I en e-mailmarketingkampagne er det afgørende at kende din målgruppe. Det gør det muligt kun at henvende sig til personer, der er interesserede i dit indhold eller dit tilbud.

God målretning betyder at sikre, at kontakterne på din liste er interesserede i det, du tilbyder, og derfor har større sandsynlighed for at åbne og læse dine e-mails.

Hvis du sender dine kampagner til alle dine kontakter uden nogen form for personalisering, risikerer du lave åbningsrater. Husk altid, at ikke alle dine kontakter er interesserede i det samme. Hvis du konstant tilbyder indhold, der ikke matcher deres interesser, kan de stoppe med at åbne dine e-mails, afmelde sig eller markere dem som spam.

For at fastholde deres interesse skal du segmentere dine kontakter ud fra deres præferencer for bedre at kunne dele dit indhold i overensstemmelse med deres forventninger. Til dette kan du bruge TAGs.

Send aldrig e-mails til kontakter, der ikke har givet dig tilladelse. Det vil ødelægge dine statistikker.

Derudover er køb af kontaktlister strengt forbudt.

3.2 Vær omhyggelig med dine emnelinjer

Emnelinjen i en e-mail er det første indtryk af både din besked og din virksomhed.

Det er den første vurdering, din modtager foretager, og det er ud fra emnelinjen, dine kontakter beslutter, om de vil åbne dine e-mails. Optimering af emnelinjen har derfor direkte indflydelse på åbningsraten.

Der er flere gode praksisser, du bør følge:

• Lad ikke emnelinjen være tom
• Undgå chokerende eller kontroversielle ord samt brug af store bogstaver
• Begræns brugen af specialtegn såsom udråbstegn og spørgsmålstegn

Emnelinjen bør tydeligt vise, at du forsøger at skabe værdi for modtageren. For at vække modtagerens nysgerrighed kan brug af personaliseringselementer i emnelinjen bidrage til at øge åbningsraten.

Bemærk, at på grund af de begrænsninger, der er indført på visse servere, er kontrolfiltrene blevet strengere med hensyn til sammenhængen mellem afsendernavnet, emnelinjen og indholdet af e-mailen.

Vi opfordrer dig derfor til at være ekstra opmærksom på sammenhængen mellem disse tre elementer.

Hvis du tilbyder forudskrevne sekvenser til dine partnere/kunder, er det afgørende at informere dem om nødvendigheden af at redigere e-mailsene, så der er konsistens mellem disse tre elementer.

Hvis du i andre sammenhænge bruger forudskrevne e-mails som led i produktpromovering, er det ligeledes vigtigt at respektere disse retningslinjer.

Derudover – og i fuld overensstemmelse med grundreglerne – er det forbudt at bruge identiteten på en tredjeperson eller virksomhed.

Det anbefales kun at anvende ét afsendernavn pr. konto/e-mailadresse. Betegnelser som “din bank”, “regnskabsafdelingen” osv. er forbudt og kan blive blokeret af systeme.io-teamet.

Eksempel på en dårlig e-mail:

Emnelinjen er ganske vist attraktiv, men afspejler ikke e-mailens indhold. Personer, der ikke opfatter nuancen, kan fejlagtigt tro, at e-mailen kommer fra deres bank, eller at der er tale om et svindelforsøg (scam).

Afsendernavnet er ligeledes upassende, da du ikke er en bank.

Endelig beder vi dig – i overensstemmelse med de restriktioner, der er indført af Gmail – om ikke at bruge linkforkortere i dine e-mails (Bitly, TinyURL osv.).

Vi anbefaler også at bruge links til dine downloadbare filer i stedet for vedhæftede filer.

Disse tiltag er iværksat for at forbedre e-mailleveringen for alle systeme.io-brugere og for at bevare omdømmet for vores IP-adresser.

Hvis disse regler ikke overholdes, og af hensyn til sikkerheden, vil vi være nødt til at suspendere afsendelsen af e-mails fra konti, der ikke respekterer disse grundlæggende regler.

3.3 Vær opmærksom på “spam-ord”

Spamregistrering ved hjælp af kunstig intelligens har udviklet sig markant. I dag baserer værktøjer sig ikke kun på tilstedeværelsen af et ord, men også på:

• E-mailens kontekst
• Antallet af forekomster af ordet
• Ordets placering i e-mailen
• Stavemåden

For at afgøre, hvilken mappe en e-mail placeres i (Primær, Kampagner, Spam osv.), scanner e-mailudbydere hele indholdet.

“Spam-ord” er ord, som bør undgås, da de kan bidrage til, at din besked havner i spam-/uønsket-mappen. Det er derfor afgørende at være opmærksom på dette.

3.4 Gør det nemt at afmelde sig

Når en bruger modtager en e-mail, de ikke ønsker, har de tre muligheder:

• Afmelde sig
• Stoppe med at åbne e-mails
• Rapportere e-mailen som spam

Hyppige spamrapporteringer vil have en katastrofal effekt på din leveringsrate og kan endda føre til, at du bliver sortlistet hos e-mailudbydere. Hvis kunden blot stopper med at åbne dine e-mails, vil din leveringsrate også falde, og din klikrate vil blive reduceret.

Derfor er afmelding langt den bedste løsning.

Der findes ingen mirakelkur til at forbedre din leveringsrate. Du skal blot være konsekvent, respektere grundreglerne og huske på, at dine statistikker altid afhænger af dine praksisser.

3.5 Underskriv dine e-mails

Det er også vigtigt, at du tydeligt kan identificeres i dine e-mails (bemærk, at dette for eksempel er nødvendigt, hvis du sender e-mails til tyske servere).

Det er derfor vigtigt at tilføje følgende i bunden (footer) af din e-mail:

- Dit navn, dit brandnavn og relevante oplysninger.

- Hvis du er en virksomhed: virksomhedens navn samt et link til dit website.

Endelig anbefales det kraftigt, at alle links i e-mailen samt afsenderens domænenavn peger på det samme (tilgængelige) domæne.

4. Forstå indikatorerne på dine e-mails

Med systeme.io bliver brugerne opdelt i forskellige puljer, og hver pulje anvender forskellige sæt af IP-adresser.

Omdømmet for disse IP-adresser er en af de vigtigste faktorer for at sikre god e-maillevering. Derfor er det nødvendigt at opretholde gode statistikker for at blive placeret i de bedste puljer.

Vi tildeler brugere til puljer baseret på præstationen af visse målepunkter, især med henblik på at bevare omdømmet for disse IP-adresser.

Grøn pulje: Fremragende statistikker

Gul pulje: Gennemsnitlige statistikker

Rød pulje: Dårlige statistikker

Karantænepulje: For nye brugere med dårlige statistikker

Grå pulje: Nye brugere – de flyttes til en af de fire øvrige puljer, så snart de har sendt mindst 500 e-mails

4.1. Reglerne:

• En bruger skal anvende systeme.io som e-mailklient i mindst 16 dage for at kunne blive placeret i en anden pulje end ny bruger-puljen.
• En bruger kan kun flyttes fra én pulje til en anden efter at have været i den nuværende pulje i mindst 14 dage.
• En bruger kan kun flyttes fra én pulje til en anden efter at have sendt et bestemt antal e-mails i den aktuelle pulje:

NY BRUGER (Grå) → 500

KARANTÆNE → 1.000

LAV RISIKO (Grøn) → 5.000

MODERAT RISIKO (Gul) → 5.000

HØJ RISIKO (Rød) → 5.000

Der er 3 hovedstatistikker, som skal overvåges:

• Bounce-rate: Dette er procentdelen af e-mails, der afvises af modtagerserverne, i forhold til antallet af sendte e-mails.

  Disse afvisninger kan skyldes forskellige årsager (forkerte e-mailadresser, deaktiverede e-mailadresser, sortlistede domænenavne, hændelser på modtagerserverne osv.).

• Spamrapporteringer: Dette er antallet af kontakter, der manuelt rapporterer din e-mail som spam, samt procentdelen i forhold til antallet af åbnede e-mails.
• Antal åbnede e-mails: Dette er antallet af åbninger af den pågældende e-mail samt procentdelen i forhold til antallet af sendte e-mails.

4.2 Tærskelværdier:

Nedenfor vises tærskelværdierne for at flytte en bruger fra én pulje til en anden.

Høj risiko:

ÅBNINGSRATE < 10 %

0,4 % < SPAMRAPPORTER < 1 % (min. 6 spamrapporteringer)

1,8 % < BOUNCE-RATE < 5 % (min. 30 afviste e-mails)

Moderat risiko:

10 % < ÅBNINGSRATE < 20 %

0,25 % < SPAMRAPPORTER < 0,4 % (min. 6 spamrapporteringer)

0,7 % < BOUNCE-RATE < 1,8 % (min. 30 afviste e-mails)

Lav risiko:

ÅBNINGSRATE > 20 %

SPAMRAPPORTER < 0,25 %

BOUNCE-RATE < 0,7 %

Karantæne:

E-mails sendt inden for de seneste 24 timer kontrolleres.

Hvis en af tærskelværdierne overskrides, flyttes brugeren øjeblikkeligt til karantænepuljen:

SPAMRAPPORTER > 1 %

BOUNCE-RATE > 5 %

Vi kontrollerer mindst 1.000 e-mails, der er sendt op til 5 dage før.

Hvis du befinder dig i karantæne- eller rød-puljen, anbefaler vi, at du følger ovenstående instruktioner samt den følgende hjælpeside for korrekt at fortolke dine statistikker og rette dem med henblik på at forbedre leveringen af dine e-mails.

5. Analysér dine e-mailstatistikker

For at sikre god e-maillevering overvåger vi dagligt vores brugeres aktiviteter.

Hvis vi opdager, at en eller flere indikatorer er unormalt høje, suspenderer vi afsendelsen af e-mails fra brugerens konto som en sikkerhedsforanstaltning (dette sker i alles interesse – for alle systeme.io-brugere).

Her er nogle retningslinjer til at fortolke disse tal:

• Bounce-rate:

Mindre end 0,5 % ⇒ OK

Mellem 0,6 % og 1,9 % ⇒ Forsøg at finde årsagen

2 % og derover ⇒ Kritisk problem – kontakt vores kundesupport hurtigst muligt

• Spamrapporteringer:

Under 0,08 % ⇒ OK

Mellem 0,08 % og 0,19 % ⇒ Find årsagen til det høje antal spamrapporteringer

0,2 % og derover ⇒ Kritisk problem – du skal kontakte vores kundesupport hurtigst muligt

• Åbningsrate:

20 % og derover ⇒ God åbningsrate

Mellem 10 % og 20 % ⇒ Gennemsnitlig åbningsrate

Under 10 % ⇒ Du skal rydde op i din kontaktliste