Sådan bruger du bookingkalender-funktionen i systeme.io

I denne artikel lærer du, hvordan du bruger bookingkalender-funktionen i systeme.io.

Sådan får du adgang til Kalender-menuen

Du kan få adgang til Kalender-sektionen via CRM-menuen i systeme.io.

Inde i kalendersektionen finder du tre hovedfaner:

• Events
• Bookings
• Availability

Events:

Denne fane viser alle de events, du har oprettet. Her kan du se dem og oprette nye.

Eksempler på events: “Gratis konsultation” eller “Teknisk session”.

Sådan opretter du et event

1. For at oprette et event skal du klikke på Create new event i fanen Events.
2. Et pop-up vindue vil dukke op, hvor du skal vælge eventtypen:

• Individual event: Hvert tidsinterval kan bookes af én person. Perfekt til 1-til-1 coaching, konsultationer og discovery calls.
• Group event: Flere personer kan booke samme tidsinterval. Perfekt til live webinars, gruppe-workshops og online klasser.

3. Vælg den mulighed, der passer til dit behov, og klik på Confirm for at fortsætte.

Efter bekræftelse bliver du ført videre til event-indstillingerne, hvor du kan konfigurere eventets detaljer:

• Event navn
• Host navn
• Event varighed
• Host billede (som standard bruges dit profilbillede, men det kan tilpasses)

Sted-indstillinger

Du kan vælge mellem tre typer sted:

• Online meeting
• Phone
• In person

• Online meeting: Vælg en understøttet integration (pt. Zoom eller Google Meet) eller indtast et custom mødelink.

• Phone: Indtast dit telefonnummer. Mødet foregår via telefon.

• In person: Indtast en fysisk adresse og et telefonnummer.

• Event description: Tilføj en kort beskrivelse af eventet. Den vises på din booking-side.

• Google Calendar:

Add this event to Google Calendar: Aktiver denne mulighed for automatisk at tilføje bookede aftaler til din Google Kalender.

Select calendar: Vælg hvilken specifik Google Kalender du vil gemme bookingerne i. Det giver dig mulighed for at organisere dine events på forskellige kalendere i stedet for kun at bruge din standardkalender. Vælg blot din foretrukne kalender fra dropdown-menuen.

Indstilling af tilgængelighed for dine events:

I dette afsnit kan du konfigurere tilgængeligheden for et specifikt event.

1. Date Range Options: Inviterede kan booke:

• Indefinitely into the future (1): Denne mulighed giver deltagerne mulighed for at booke dit event på et hvilket som helst tidspunkt i fremtiden uden en bestemt slutdato. Det er ideelt til løbende events, hvor du ikke ønsker at opdatere datoer hele tiden.
• Days into the future (2): Angiv et bestemt antal dage frem, som deltagerne kan booke (fx 30, 60 eller 90 dage fra i dag).
• Within a date range (3): Vælg manuelt en start- og slutdato for, hvornår dit event er tilgængeligt.

2. Minimum Notice Period (4)

• Angiv hvor lang tid i forvejen deltagerne skal booke. Fx “2 timer” betyder, at bookinger skal ske mindst 2 timer før mødet starter.

3. Cancellation Deadline (5)

• Angiv hvor tæt på mødet starttidspunktet deltagerne kan aflyse. “0 timer” tillader aflysninger indtil mødet starter, mens “24 timer” forhindrer sidste-øjebliks aflysninger.

4. Available Hours

• Du kan manuelt sætte tilgængelighed eller bruge dine globale indstillinger ved at slå Use global availability til.

Advanced settings on the event creation page:

Yderligere tilpasningsmuligheder inkluderer:

• Start time increments: Angiv hvor ofte tidslots vises (fx hvert 15. minut).
• Daily limit: Maks. antal bookinger per dag.
• Buffer time: Tid før eller efter hver booking for at undgå back-to-back aftaler.
• Time zone display: Vælg om tiden vises i værtens eller gæstens tidszone.

Her er en kalenderforhåndsvisning for et arrangement med to lokalitetsmuligheder (Opkald og personligt møde), en bookinginterval på 30 minutter og kun tilgængelighed tirsdage og onsdage.

Bookings:

Denne fane giver dig mulighed for at administrere alle bookinger foretaget via dine kalendere.

Main features:

• Se alle dine bookinger.
• Cancel a booking ved at klikke på Cancel booking.

Klikke på derefter Confirm.

• Reschedule a meeting ved at klikke på Reschedule booking

Vælg den ønskede dato og tid for at omlægge aftalen, og klik på Apply for at bekræfte.

• For at se bookingdetaljer klik på Booking details

En popup vises med alle detaljer, og du kan også aflyse eller ombooke herfra.

Availability:

I denne fane kan du konfigurere din global availability for alle events.

• Weekly availability: Indstil standard tidslots for hver dag i ugen. Du kan også definere flere tidslots samme dag.

• Date-Specific Availability

  Brug denne funktion til at tilføje specifikke datoer, hvor du er tilgængelig – dette overskriver din normale ugentlige kalender.

  Dette er nyttigt til ekstra tilgængelighed på dage, hvor du normalt ikke er tilgængelig.

  Klik + Add a new date under Date-specific availability for at vælge specifikke datoer og tider.

• Time-Off

  Brug denne funktion til at blokere datoer, hvor du ikke er tilgængelig, selvom din ugentlige kalender viser dig som ledig. Dette er nyttigt til ferie, helligdage eller personlige aftaler.

  Klik + Add a new date for at markere datoer som unavailable.

Vi anbefaler at læse artiklen "Hvordan tilføjer du en systeme.io-kalender til din side" for instruktioner om, hvordan du integrerer din kalender på en side.